公司会议制度
第一条
目 的：为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
第二条
适用范围：本制度适用于集团公司，各分子公司应制定细则并报集团公司备案。集团公司部门内部会议参照执行。
第三条 权责说明：
1 总经办负责公司会议的统筹协调。
2 会议提拟人负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
第四条 会议提拟与审批
1 公司例会无须提拟和审批。
2 公司临时会议由总裁、分管领导直接提拟或由议题涉及业务的主办部门负责人提拟、分管领导批准。
3 部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人员等，不得与公司会议冲突。
第五条 会议安排原则：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。临时召集的紧急会议不受此限。
第六条 会议准备
1. 会议通知：会议通知按“谁组织，谁通知”的原则进行。会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。
会议通知形式一般为钉钉公告或电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应进行书面通知，并向总经办提交会议准备申请；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
2.其它准备：会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）的准备工作。会务服务部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。集团公司召开的公司会议统一由总经办行政部承担会务服务工作。
第七条 会议组织
会议组织遵照“谁主管，谁组织”的原则。主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。
第八条 会议记录及纪要
1.公司会议应进行会议记录。
2.会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可临时指定会议记录员。
3.会议记录员应遵守以下规定：
以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，整理会议纪要。会议记录应采用实录形式，确保记录的原始性。对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。会议原始记录应于会议当日、会议纪要不迟于次日呈报会议主持人及参会人员审核签名。
做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将考勤记录报考勤人员。会议记录为公司的机要档案，保管人员不得外泄。会议记录本交档案室存档，永久保存。
4.会议纪要的形成与签发：会议纪要的形成、发放或传阅范围由主持人确定,并填写《会议纪要发放审批单》，包括纪要编号、发放范围、主管领导意见等事项。会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。
第九条 会议跟进
1. 会议决议、决策事项等须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议另有决定的，服从会议决定。
2.会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
第十条 会议纪律
1.参会人员不得迟到、早退、缺席，因故不能参加时，应事先向主持人请假，并征得同意。
2.会议期间除了紧急情况外不处理其他事务，包括不接听电话。
3.违反上述规定的，按违反工作纪律的规定进行处理，接听电话的由主持人酌情处理。
第十一条 会议保密
1.与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论情况向外泄露。
2.会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。
3.故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。
