文处理制度
第一章
总
则
第一条
为使集团各部门、各公司、各项目部（以下简称公司）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，制定本制度。
第二条
公司的公文是公司实施领导、处理公务的具有特殊效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，实施行政管理，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告和交流情况的重要工具。
第三条
办公室主管公司的全部公文处理工作。
第四条
公文处理必须做到及时、准确、安全、完整、负责。
第五条
要精简公文数量，提高公文质量。
第六条
在公文处理工作中，必须严格执行国家《保密法》和公司的有关规定。
第七条
常用公文种类
一、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
二、通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
三、通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。
四、通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。
五、报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示。
六、请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。
七、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
八、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。
第八条
公文格式
一、 发文要写全称或者规范化简称。公文一般由标题、发文字号、紧急程度、正文、附件、印章（签名）、成文时间、主送单位、抄报及抄送单位等部分组成。
二、 公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明 公文种类，标题举例：“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。
三、 发文字号格式：公司｜部门简称+ （年号）+文件编号（** 号），例如集团公司发文：集团（2013）001 号，表示 XX2013 年发集团的第 1 次公文。
四、 紧急文件分别标明“特急”、“急件”。
五、 公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。
六、 公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。
七、 成文时间以领导签发的日期为准。
八、 文件应当标明主题词。
九、文字从左至右横写、横排，左侧装订。
第九条
行文规则 一、 各部门、各公司、各项目部向集团公司报送的公文，一律 送各公司、项目部办公室统一办理； 二、 向外发送的重要传真，由公司领导或授权公司办公室主任 审核签发。
三、 《请示》应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送 其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。《报告》 中不得带请示事项。
四、 公司函也按行文规定严格把关，该发公文，不得用便函代
替，便函经分管领导签发后方可盖章。
五、 已向集团公司上报的文件，不得重复行文。
第十条
收文处理
一、凡进入公司的文件、电报、传真、电子邮件、信函和内部刊物等各种资料，均列入收文处理的范围。
二、签收文件时对来件应详细清点，核对无误后，在对方的登记薄上签字，并注明收到时间。
三、发现原件有拆封，破损等现象，或者文件数与对方登记不符时，应立即查明原因，及时处理。
四、所收文件均由公司办公室的指定专人分类整理和登记编号，送交办公室主任拟办，提出拟办意见，据此呈请公司领导阅示和有关部门办理。
五、办公室要加强对文件的监督查办缩短办文周期，提高办事效率，避免漏办和延误。
六、各部门接到办公室通知后，要及时根据领导的批示迅速办理，并由专人负责。
七、未通过办公室直接送到各部门的文件，各部门必须及时交办公室登记，按收文处理程序办理。
八、领导和部门外出开会带回的会议重要文件，须及时交办公室登记，按程序办理。
第十一条
公文草拟
一、公司文件一般按照“谁主管，谁拟稿”的原则，由职能部门
起草。起草文件一律用办公室统一印制的发文稿纸。
二、符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规和集团公司的有关规定。
三、主题明确，中心突出，条理清楚，结构严谨，便于操作。
第十二条
公文审核
一、报批程序是否符合规定；
二、是否确需行文；
三、是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关文件相衔接；
四、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；
五、起草文稿的部门负责人是否核稿签字，公文格式是否符合规定；
六、经公司领导审签过的公文，起稿人不得再修改。
第十三条
送审签发
一、文稿在经过全面审核后，由办公室呈送领导签发。
二、凡是公司重要问题，重要事项，必须提交公司经理办公会议集体研究同意后行文。
三、凡以公司名义印发的重要文件及一般性文件都应由总经理签发。
四、审核文件注意以下几点：
1.要具体明确地签署自己的意见、姓名和时间；
2.使用钢笔、中性笔签署；
3.不接受、不签发不经公司办公室审核把关的文稿。
第十四条
公文编号
一、文稿签发手续完备，符合规定。
二、对所列项目应逐项填写，不缺项。
三、由办公室统一编号进行发文。
第十五条
公文的缮印和校对
一、要忠于原稿，不得随意改动，如在打样时发现原稿有明显错误的，要作出标记，待发稿人核对时订正。
二、紧急文件要限时完成，不拖延、不积压。
三、对带有秘密的文件，要做好保密工作，防止泄密、失密。
四、拟稿单位负责校对、装订、送公司办公室盖章，确定无误方可分发。
第十六条
本制度适用于集团各部门、各公司、各项目部。
第十七条
本制度由集团公司办公室负责解释。
第十八条
本制度自下发日起执行。
附件一
集团有限公司文件审批卡
签发：
会签：
核稿：
拟稿单位和拟稿人：
标题：
附件：
主
送：
抄
报：
抄
送：
主题词：
办公室
处
理
意
见 发文编号：集团[xxxx]（）号
年
月
日印
核对
打字
共印
份
文稿共 页
附件二
集团有限公司文件处理卡 收 文 号
收文时间
发文机构
原文编号
内容摘要
拟办意见
总经理批示
领导传阅
处理情况
集团有限公司请示卡 编号：
（ 2013 ）
号
请示单位
请示时间
联络人
请示主题
请
示
内
容
负责人意见
年
月
日 分管领导
意
见
年
月
日 相关领导
意
见
年
月
日 总 经 理
批
示
年
月
日 董 事 长
批
示
年
月
日
